香川県三豊市役所では15年以上前から業務の電子化に取り組んでおり、フリーアドレス、モバイルワーク、Web会議システム、ChatGPTの導入など、先進的なICT環境を整備しています。職員一人ひとりにモバイル端末が貸与され、一部の庁舎ではフリーアドレス制のオフィス環境が提供され、場所にとらわれない柔軟な働き方が実現しています。
この記事では、DX推進担当として働いていた小野さんに、三豊市役所のDX化の軌跡や働き方改革の成果、そして三豊市役所で働く魅力についてお伺いしました。
ー三豊市役所におけるDX推進の経緯について教えてください。
小野：三豊市は平成18年に7つの町が合併して誕生しました。合併当初より、旧高瀬町の庁舎を利用していたため、庁舎が手狭で老朽化しているという課題がありました。また、職員の働き方についても時間外労働が慢性化しており、いわゆる昔ながらの働き方が残っているような状況でした。
そこで、平成23年から文書管理の電子化に取り組むなど、DX推進が進められてきました。
ー具体的にどのような取り組みをされてきたのでしょうか？
小野：最初は、庁内に溢れていた紙の文書を電子化していくことから始めました。紙文化が根付いていたこともあり、これだけでも実はかなり大変な作業でした。
その後、電子決裁システムの導入や情報政策ICT分野の強化、庁舎内のWi-Fi化、大型モニターの設置などを進めていきました。
平成30年にはモバイルパソコンを導入し、令和元年には本庁舎2階をパイロットオフィスとしてフリーアドレス化を実施しました。机と椅子の配置換えはもちろんのこと、ペーパーレス化の取り組みに併せてキャビネットの撤去も行いました。キャビネットの量はなんと6割も削減することができました。それほど、紙で保管されていた文書等が多かったということですね。
ー電子化を皮切りに一気にDX推進、そしてフリーアドレスの導入まで進んだのですね。これらの過程で課題などはありましたか？
小野：当初は、無線Wi-Fi環境が十分に整備されていなかったため、職員が自由に移動して仕事をすることができませんでした。そこで、庁舎全体のWi-Fi環境を強化し、職員がどこでも快適に仕事ができるようにしてフリーアドレスの環境を構築しました。
職員が作業する環境についても改善を図っています。フリーアドレスに適した机や椅子を導入することで、より快適且つ見た目にも自治体とは思えないような先進的なオフィス環境を実現しました。
また、モバイルPCは画面が小さく、通常の業務では少々作業がしづらいというデメリットがあるので、各席にモニターを設置することで、職員は自身の端末をつないで快適に作業を行えるようになっています。
ー現在の三豊市役所の働き方について教えてください。
小野：パイロットオフィスとして整備されている本庁舎2階での話となりますが、モバイル端末とフリーアドレスという環境が整っているため、基本的には「自席」という概念が無く、日によって好きな場所で業務を行ったり、合間に会議を行うことが可能です。
また、Web会議システムやChatGPTなどのツールも徐々に導入しているため、コミュニケーションの活性化や業務効率の向上も図っています。
ー在宅勤務も可能なのでしょうか？
小野：在宅勤務も可能です。SIMカードが内蔵されていないモバイルパソコンの場合は、自宅のWi-Fi環境などを利用してテレワークを行うことができますし、自宅にWi-Fi環境が整っていない時の為にSIMカード内蔵のパソコンも用意してあるため、職員は必要に応じて持ち帰って仕事をすることができます。
ただ、窓口業務が中心となる部署や、窓口業務でなくても市民対応や問い合わせ対応で、どうしても在宅勤務が難しいといった部分もあります。現状では、在宅勤務を活用している職員はまだまだ少ないため、今後どのようにして広めていくのかといった課題はあります。
ーフリーアドレスや在宅勤務というお話がありましたが、がありましたが、電話連絡はどのようにしているのでしょうか？
小野：一人一台、公用スマートフォンが貸与されているため、内線、外線ともにどこからでも対応可能です。外線は携帯通信業者（キャリア）の回線を使用しており、所属としての外線番号の他、職員固有の固定電話番号も用意されているため、基本的には場所を問わず庁舎内外の人と連絡を取ることが可能です。
一方で、災害時を除いては、原則として公用スマートフォンは職場において帰りますので、業務時間外にまで電話対応が必要となるようなことはありません。
ーその他、業務効率化につながるようなツール等は導入されていますか？
小野：職員間のコミュニケーションには、主にロゴチャットというチャットツールを使用しています。イメージとしてはLINEでのやりとりに近いですね。メールとは異なり、あいさつ文などを入れずに気軽にやり取りすることが可能です。その他にも、文字起こしツールや議会との文書共有ソフト「サイドブックス」、リモート会議ではZoomを活用するなど、新たな取り組みを次々導入しているところです。
ーチャットツールも活用されているのですね。従来のような電子メールも使用されているのですか？
小野：庁舎内でのメールのやり取りは、チャットの導入により激減しています。しかし、対外的な連絡手段としてメールは不可欠であるため、現在も使用しています。将来的には、公用スマートフォンからもメールの送受信ができるよう、対応していく予定です。
ー出退勤管理はどのように行われていますか？
小野：出退勤管理は、平成24年頃から電子化されています。職員はICカードを使って出退勤を記録しています。
また、旅費や出張命令なども電子化されており、経理関係の書類も一部電子化されています。
昔の市役所をイメージしている人にしてみたら、想像以上に電子化が進んでいることに驚くと思いますよ(笑)
ーDXを推進する中で、三豊市役所は他と比べてどのような点が進んでいると感じますか？
小野：三豊市役所では、15年以上前から業務の電子化に取り組んできた実績があります。そのため、他の自治体と比べて、ペーパーレス化や電子決裁の導入などが進んでおり、これが業務効率の向上に繋がっていると感じています。
毎年、多くの自治体から三豊市に視察に来ていただいていますが、他の自治体ではなかなかうまく進まない文書の電子化を、我々は長年かけて実現してきた点が評価されていると感じます。
ー最後に、三豊市役所で働く魅力について教えてください。
小野：三豊市役所では、DX推進により、場所にとらわれない柔軟な働き方が実現しています。
また、庁舎は40年近く前に建てられたものですが、リノベーションによって快適なオフィス環境を実現しています。香川県内の他の自治体では、新築ラッシュで綺麗な庁舎が多い中、我々のように、既存の建物を活用してDXを推進している事例は少ないと思います。この点については国の関係機関からも、高い評価をいただいています。
三豊市役所は、これから若い方が働くうえでは非常に魅力的な職場環境だと思います。
ー本日はありがとうございました。
